A juzgar por una buena parte de los mails que recibimos, mucha gente parece no darle importancia a detalles tales como la brevedad, la claridad subject, la firma, las copias a otros destinatarios, o simplemente no enviar correos con informaciones irrelevantes. Sin embargo, los detalles son esenciales para no perder tiempo tratando de deducir quién mandó un mail, qué quiso decir y a qué otros destinatarios llegó esa información.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que, como todo documento escrito, un mail debe estar correctamente redactado, tanto en su ortografía, gramática y puntuación. Que estemos escribiendo un mail no supone que podamos seguir un orden diferente al que seguimos cuando redactamos un currículum o un informe.

No por obvio resulta de más recordar que el lenguaje oral no es igual al escrito. Cada uno tiene sus reglas y en la escritura existen formas que dificultan la comprensión del destinatario del mensaje.

Por eso, al comenzar a escribir el mensaje se recomienda tener en mente la idea principal que queremos comunicar a nuestro destinatario: saludarlo, hacerle una consulta, enviarle un documento, invitarlo a algún lugar o encuentro, etc. Esto nos evitará enviar un mensaje que, al no centrarse en una idea, nunca logre el objetivo de comunicar algo preciso y comprenderse correctamente.

Con el mismo objetivo, también es bueno no comunicar más de dos ideas por mensaje. La proliferación de ideas, pedidos, saludos y comentarios diferentes en un correo electrónico lo único que logrará es confundir al destinatario y no dejarle una idea clara de cuál fue nuestro objetivo al enviarle la misiva. En todo caso, se recomienda enviar un e-mail por idea, pedido o tema, de modo tal que el destinatario pueda ir respondiendo uno a uno nuestros requerimientos.

También es importante tener en cuenta que nada es mejor recibido que un mensaje breve, conciso y que vaya al punto. Explicar por demás no explica, sino que confunde. Evitar adjetivos o anécdotas innecesarias en un mail de trabajo o formal es una buena forma de alivianar la lectura e incentivar una rápida respuesta de nuestro receptor. Quien recibe un mail corto y preciso siempre estará más dispuesto a responderlo que quien tiene que dedicarle tiempo a la lectura, y por lo tanto a la respuesta.

Otro elemento que ayuda a la hora de facilitar la comunicación por correo electrónico es utilizar el campo del subject o del asunto para adelantar la idea central de nuestro mensaje. Esto, además, impulsará al destinatario a abrir nuestro mail más rápidamente que los demás.

Ser cuidadosos a la hora de listar las direcciones a las que enviamos nuestras cartas electrónicas también demuestra cuidado para con nuestros destinatarios. La opción de copia oculta es la mejor manera de evitar que todos los que reciben nuestro mail se vean obligados a compartir sus direcciones. No debemos suponer que todos nuestros lectores están dispuestos a que sus correos electrónicos sean divulgados a los otros. Al mismo tiempo se recomienda que si agregamos un destinatario en el campo de “Copia” o “CC” y el destinatario principal no lo conoce, aclaremos brevemente de quién se trata (por ejemplo, “Copio el mensaje a Marina, mi secretaria, para que siga el tema”).

También para no molestar en demasía a los destinatarios es bueno ser medidos con la cantidad y calidad de mails que enviamos desde nuestras casillas. Una persona que vea que mandamos muchos mails por día, o que todos nuestros mensajes son colectivos o de temas innecesarios, será más reticente a abrir otros mensajes futuros. En el caso de querer enviar correos con entretenimientos, chistes o temas que no tengan que ver con el trabajo, es bueno hacerlo a mails personales y no a los institucionales o de empresas.

Finalmente, para facilitar la comunicación más allá del correo electrónico, generar una firma digital que contenga nuestro nombre, profesión o cargo, teléfono, celular e e-mail, y adjuntarla a cada mensaje, abrirá las posibilidades de respuesta del receptor y generará una sensación de seriedad y transparencia.



Saludos.